Lavoro in team: motivazione e collaborazione

La modalità attualmente più diffusa per l'attuazione di un progetto è il lavoro di squadra: il team work. Il gruppo condivide uno scopo, ha un obiettivo in comune, lavora in stretta collaborazione e condivide i vantaggi dei successi.

Il team funziona quando obiettivi e metodi sono chiari e condivisi e quando tutto il gruppo sa gestire il tempo, definire e rispettare ruoli, procedure e regole. Il merito di una gestione efficace però dipende sia dalla capacità del project manager di avere una leadership efficace, sia dalla capacità di ampliare e rendere più flessibile il proprio stile di gestione del personale.

Team leadership

La leadership può essere definita come l'insieme delle competenze che garantiscono l'efficacia dell'interazione col gruppo di lavoro, oppure come «il processo volto ad influenzare le attività di un individuo o di un gruppo che si impegna per il conseguimento di obiettivi in una determinata situazione» (Giuseppe Larghi, Giovanni E. Alberti, Alberto Gandolfi - "Team Leadership: La capacità di guidare e gestire un team in modo efficace" - Edizioni Organizzazione e Management).

Le capacità di un leader principalmente comprendono:

- Maturità emozionale
- Fiducia nelle proprie capacità
- Competenza
- Abilità logica e dialettica
- Abilità interpersonale
- Ascolto, empatia
- Capacità di guidare il lavoro degli altri

Obiettivi principali del Leader sono:

- Costruire rapporti tra le persone
- Negoziare
- Far crescere le potenzialità degli individui nel gruppo
- Organizzare
- Pianificare
- Delegare

La gestione dei collaboratori

Quando l'obiettivo del Project Manager è focalizzato sui collaboratori oltre che sul progetto, la definizione di questa figura può essere rimodulata in «colui che attua l'insieme della attività e delle attenzioni per raggiungere una serie di risultati attraverso le persone che coordina».

Esaminiamo alcune aree di intervento nella gestione del lavoro di gruppo.

La delega

Delegare significa lasciare ai collaboratori spazi di autonomia, attribuendo loro compiti e responsabilità per il raggiungimento di risultati condivisi. Una gestione efficace in tal senso parte dalla conoscenza approfondita del singolo, delle sue potenzialità, dei suoi bisogni e ovviamente delle capacità tecniche professionali e personali.

La capacità di delega è molto importante perché consente ai collaboratori di misurarsi con compiti eventualmente sfidanti che possono però accrescere l'esperienza e quindi favorire l'assunzione di responsabilità sempre crescenti.

Dal punto di vista del Manager la capacità di delega è invece fondamentale per evitare l'accentramento delle attività rischiando quindi l'effetto "collo di bottiglia" che limita le attività del'intero gruppo di lavoro. Infine un Manager deve poter delegare le attività più routinarie al fine di dedicarsi alle attività gestionali più coerenti con il suo ruolo.

Valutazione e il feedback

L'attività di valutazione dei collaboratori e la capacità di restituire loro un feedback, letteralmente un messaggio di "ritorno", sono molto importanti per mantenere vivo il confronto costruttivo fra il manager e i singoli componenti del gruppo. Lo scopo del feedback è sottolineare comportamenti e aspetti positivi del lavoro del singolo, ma evidenziare anche i momenti meno brillanti auspicando le azioni correttive. In tal modo i collaboratori hanno sempre la possibilità di sentirsi ascoltati ma anche guidati nella loro crescita professionale.

Lo sviluppo - coaching

Nel Coaching il Manager è chiamato a sviluppare le potenzialità dei collaboratori, favorendo l'apprendimento di nuove informazioni, e migliorando le capacità già possedute; ma in generale si può dire che il coaching nasce dall'idea che la migliore performance dipenda dalla piena espressione del potenziale esistente.

La motivazione

La motivazione è forse il terreno più complesso da affrontare perché riguarda molteplici processi che dovrebbero stimolare un individuo verso il raggiungimento di obiettivi assegnati. Molto spesso però anche a fronte di obiettivi chiari, di una linea di gestione cristallina, ci si trova di fronte persone professionalmente molto valide che sono però profondamente demotivate ad impegnarsi nel loro lavoro.

Collaboratori e motivazione

La "motivazione" rappresenta l'energia positiva che nasce dal trovare significato e senso in ciò che si fa, sia esso un lavoro, un'attività personale, uno sport. In ambito lavorativo la perdita di motivazione spesso è legata più a processi personali, di dinamica di gruppo e di clima di lavoro che non ad aspetti tecnici.

All'inizio di un progetto il problema della motivazione non si verifica perché seppure esiste in modo silente, è tipicamente compensato dall'euforia iniziale del gruppo di lavoro che da sola determina una favorevole spinta alla collaborazione e alla cooperazione.

Nelle fasi finali di un progetto invece, la stanchezza, la mancanza di tempo tendono ad incrementare l'insorgenza di questo problema o ad aggravarlo laddove fosse già presente.

Metodi di risoluzione

Nel libro "Tecniche di vendita e negoziazione" gli autori Gian Carlo Manzoni, Stefano Cecchini pongono una domanda interessante: che tipo di leader si desidera essere: Demostene o Cicerone?

Al termine delle oratorie di Cicerone la gente applaudiva e tornava a casa contenta di ciò che aveva sentito. Quando invece Demostene finiva la sua oratoria il popolo applaudiva, imbracciava le armi ed andava a combattere. Un Manager dovrebbe chiedersi quale tipo di leader desidera essere: motivare e affascinare i propri collaboratori o motivarli per passare direttamente all'azione?

In ogni caso è fondamentale imparare a conoscere in dettaglio le persone del team, i loro bisogni, il loro processo decisionale, la loro propensione ad evitare problemi o a conseguire obiettivi, l'avere un metodo collaudato da seguire o la libertà di crearne uno nuovo.

Si possono elencare otto sono fattori che influenzano la motivazione, vediamo quali sono e i relativi possibili interventi:

Fattore
Aspettative dei collaboratori (non solo soldi)
Intervento
Al fine di recepire le aspettative di tutti i membri del team è necessario organizzare incontri regolari per rilevare il feedback

Fattore
Successo (raggiungimento degli obiettivi)

Intervento
È importante enfatizzare i successi e/o i risultati intermedi conseguiti festeggiando ad esempio e riunendo così il gruppo di lavoro, eventualmente anche al di fuori dell'ambito lavorativo stesso

Fattore

Grado di coinvolgimento nel progetto e concordanza con gli interessi personali
Intervento

In questo caso una attenta definizione dei ruoli all'interno del progetto non può prescindere dalle aspettative dei singoli componenti del gruppo e dalla loro aspettativa di crescita professionale. Tanto maggiore il ruolo assegnato è in linea con quanto atteso dal collaboratore, tanto maggiore sarà il suo coinvolgimento nel progetto e l'impegno risultante

Fattore

Lodi e riconoscimento per le buone prestazioni fornite

Intervento
Sentirsi apprezzati e stimati è una forte spinta motivazionale per l'individuo, quindi favorire un'interazione relazionale periodica che miri a sottolineare positivamente l'operato tende a infondere sicurezza nel collaboratore spronandolo a continuare in quella direzione

Fattore

Ricompensa del lavoro svolto

Intervento
La chiarezza gioca un ruolo fondamentale: è quindi necessario definire l'entità economica che spetta per il lavoro da svolgere

Fattore

Stato dell' ambiente di lavoro (rapporti all'interno del team, il clima lavorativo, etc.)
Intervento

La creazione di condizioni di lavoro favorevoli richiede il controllo e l'attuazione di un clima lavorativo che sia "sano", a tal fine è importante facilitare i rapporti fra i componenti del gruppo, favorire la collaborazione e supportare tecnicamente laddove necessario

Fattore

Apertura della comunicazione con il Manager
Intervento
Il Manager è chiamato ad avere un atteggiamento aperto e disponibile all'ascolto al fine di favorire una comunicazione efficace con i propri collaboratori

Fattore

Evoluzione del team, dell'organizzazione (prospettive di carriera) e della qualità dell'azienda
Intervento

Stabilire alcuni obiettivi annuali con il singolo collaboratore o con l'intero gruppo di lavoro consente (dopo un anno) di valutare insieme il raggiungimento o lo scostamento dall'obiettivo, rendendo più evidente il percorso da fare per evolvere verso l'obiettivo o verso livelli di carriera attesi

La gestione proattiva del conflitto come stimolo alla motivazione

Un caso specifico che influenza la motivazione dei colleghi del gruppo di lavoro deriva dalla capacità del leader di saper gestire il conflitto in modo proficuo.

Un conflitto in ambito organizzativo è una divergenza che si manifesta fra due o più individui all'interno di uno stesso gruppo. La gestione costruttiva di un conflitto consente di trasformarlo in un'occasione per accrescere la motivazione e lo stimolo del gruppo di lavoro. Per trasformare il conflitto in una occasione di cooperazione è necessario attuare una negoziazione collaborativa che porti a:

- Separare le persone dai problemi
- Identificare i bisogni delle persone coinvolte nel conflitto
- Creare una meta identificabile raggiungibile e verificabile
- Produrre una o più soluzioni vantaggiose e di qualità

- Adottare criteri di valutazione obiettivi e ragionevoli che consentono di salvaguardare le relazioni personali

Se l'intervento è stato efficace tutti i membri del gruppo sono soddisfatti, sentono di trarre vantaggio dalla soluzione trovata e di conseguenza sono maggiormente stimolati nel loro lavoro e motivati a far parte del gruppo.