Oggi nelle organizzazioni diventa sempre più importante lo scambio di idee e la collaborazione tra gli individui per poter raggiungere gli obiettivi aziendali e per poter al meglio completare il proprio lavoro.Cosa significa esattamente all'interno delle nostre organizzazioni "Lavorare in gruppo"? "Gestire i collaboratori"?
Cosa significa Lavorare in Gruppo?
Se vogliamo dare una definizione di Team Working (Lavorare in Gruppo), potremmo dire che si tratta di una attività in cui ci sono alcune persone che lavorano insieme in una situazione in cui esiste un compito o un mandato.
Il gruppo di lavoro potrebbe quindi essere definito in sintesi come un insieme limitato di persone, che non appartengono o provengono necessariamente dalla stessa funzione aziendale ma che sono legate da un forte senso di appartenenza al gruppo, sono motivate al raggiungimento di un risultato e di obiettivi che sono stati loro assegnati dall'azienda.
Lavorare insieme condividendo un obiettivo comune è il modo migliore per costruire qualcosa, per realizzare un progetto, per presentare una proposta a un cliente, ma non è sempre facile perchè è una attività molto complessa, che richiede di impegnarsi subito sull'obiettivo da raggiungere e sul compito che ci è stato assegnato.
Il compito è la richiesta di un risultato finale che viene generalmente consegnato dall'organizzazione attraverso un mandato: il mandato rappresenta il cosa si aspetta l'organizzazione dal gruppo di lavoro, è l'obiettivo finale generale che pone e che si deve raggiungere, per esempio il progetto, la proposta.
La richiesta di soddisfare un compito pone al gruppo alcune questioni che dovrebbero essere considerate attentamente prima di iniziare a lavorare insieme: prima di tutto, è bene che il gruppo si chieda esattamente quale è l'obiettivo da raggiungere, ovvero, cerchi di chiarire pienamente cosa vuole l'organizzazione. In questa fase, è importante inoltre fare in modo che tutti i membri del gruppo abbiano capito l'obiettivo: si deve arrivare a condividere un unico obiettivo. Cosa succede se il gruppo non arriva a condividere un unico obiettivo? Il rischio è di avere all'interno del gruppo, persone che cercheranno di raggiungere obiettivi diversi, che non sempre coincidono con quanto richiesto dall'azienda.
"La comprensione di "cosa" l'organizzazione si aspetta da noi e la condivisione da parte di tutti i membri del gruppo di tutti gli obiettivi che sono stati identificati, permette al gruppo di lavoro di individuare e condividere anche come raggiungere il nostro obiettivo, ovvero il metodo di lavoro, quali risorse abbiamo a disposizione, come organizziamo i tempi, come ci suddividiamo i ruoli e le responsabilità, quali sono le competenze di ogni membro del gruppo, quali sono le differenze".
In questa fase iniziale di partenza del nostro gruppo di lavoro, il ruolo del leader è fondamentale. Deve porsi delle domande per capire se il gruppo di lavoro sta iniziando nel modo corretto: "Capisco le differenze del gruppo? Le diverse opinioni? Riesco ad avere chiaro e a trasmettere l'obiettivo con chiarezza? Sono capace di portare il gruppo a condividere un unico obiettivo?"
Lavorare in gruppo non significa focalizzare l'attenzione solo sull'obiettivo da raggiungere ma anche sul "come" si lavora insieme. Questo significa soprattutto per il leader impegnarsi per favorire un clima favorevole all'interno del gruppo.
Significa impegnarsi a favorire l'apertura e le franchezza dei membri del gruppo rispetto a quanto viene fatto e si decide di fare, significa valorizzare l'onestà e il coraggio delle persone soprattutto nei casi in cui per raggiungere l'obiettivo ci si trovi in situazioni nuove e mai sperimentate, significa valorizzare i successi dei membri del gruppo fornendo quindi un riconoscimento positivo al contributo fornito, significa infine sostenere il gruppo nei momenti di difficoltà in cui è importante tenere alto il morale del gruppo e la motivazione.
Considerare sempre il clima di lavoro all'interno del gruppo vuole dire porre attenzione anche ai problemi delle persone parte del gruppo e alle relazioni interpersonali tra i membri: gli scontri e i conflitti all'interno del gruppo possono impedire al gruppo nel complesso di completare il lavoro richiesto, semplicemente perchè due persone banalmente non vanno d'accordo.
E' fondamentale per la vita del gruppo lavorare molto sulla condivisione, sullo scambio e sul confronto, sulla comunicazione continua e diretta, perchè?
Le attività di lavoro di gruppo sono tutt'altro che spontanee e il gruppo di lavoro dovrebbe impegnarsi nel capire insieme sia il "cosa bisogna fare", sia il "come dovrebbe essere fatto" insieme, perchè con il supporto e l'aiuto di tutto il gruppo è più facile raggiungere l'obiettivo finale. Un suggerimento: sia in fase di costituzione del gruppo sia in fase di mantenimento bisognerebbe fare la stessa cosa che fanno le auto da corsa: fermarsi di tanto in tanto per fare un PIT STOP, per capire come si sta andando, per vedere cosa bisogna cambiare".
In questo senso, è importante fare continua "manutenzione del gruppo": la crescita del gruppo potrebbe essere favorita per esempio da periodiche sessioni di valutazione dei punti di forza e di debolezza del gruppo; potrebbero aiutare anche momenti di verifica e condivisione dei risultati raggiunti e dei cambiamenti che sono stati apportati al lavoro.
Ma esistono dei campanelli di allarme rispetto al non funzionamento di un lavoro di gruppo?
Sicuramente una variabile da monitorare costantemente è la quantità e la qualità della comunicazione. Se io manager, mi rendo conto che all'interno del mio gruppo di lavoro, le persone sono meno proattive rispetto al solito, se non le sento, dovrei cominciare a pormi delle domande. Il leader svolge comunque un ruolo fondamentale nel lavoro di gruppo: la sua capacità di ascoltare i bisogni dei membri del gruppo può aiutare a risolvere alcuni problemi e criticità che si possono presentare durante il lavoro".
Quali possono essere i primi segnali da dimostrare a un nuovo gruppo?
Gli aspetti da considerare sono molteplici, e possono riguardare la creazione di un buon clima di lavoro, nonostante i problemi da affrontare, e la cura dell'ambiente in cui si andrà a lavorare. E' importante in questa fase inviare segnali positivi agli altri con un atteggiamento anche positivo e fiducioso verso il lavoro e il risultato che deve essere raggiunto. Lavorando sulle differenze individuali, è bene riconoscere le persone in modo individuale anche se è fondamentale fino dall'inizio rivolgersi a tutto il gruppo senza escludere nessuno. Infine: prestare attenzione fin dall'inizio alle osservazioni di tutti e ai segnali che possono aiutare a capire come sta funzionando il gruppo di lavoro.
Quali sono i punti per Lavorare in Gruppo?
1. Lavorare sul Cosa:
- Rendere chiaro il punto di arrivo di tutto il gruppo, l'obiettivo da raggiungere
- Lavorare per la sua condivisione
- Identificare e condividere i mezzi, le risorse necessarie e il metodo di lavoro
- Definire e condividere regole, principi di comportamento, valori che si ritengono importanti per il progetto e per il lavoro di gruppo
- Chiarire i ruoli interni e verificare che tutti i partecipanti li condividano
- Riconoscere il valore dei singoli e del collettivo
- Favorire la creazione di un buon clima, favorendo la franchezza e l'apertura
- Favorire l'ascolto, lo scambio, la comunicazione "a due vie"
- Tenere informato il gruppo riguardo alle comunicazioni dell'azienda e agli sviluppi dei progetti
- Favorire la comunicazione informale
- Occuparsi della qualità del clima di lavoro, delle relazioni interpersonali, dei problemi delle persone
- Dare feedback costruttivi
