Come preannunciato nel corso dell’ultima riunione di staff ho creato un documento condiviso per la gestione del PROTOCOLLO IN PARTENZA dei CONSORZI FORESTALI.Il protocollo è un documento condiviso di google (tipo excel) con una scheda per ogni Consorzio.
I file delle lettere vanno invece depositati su un gruppo di lavoro appositamente creato.
Tutti i collaboratori interessati hanno ricevuto l’invito per accedere sia al documento condiviso che al gruppo.
I file vanno così denominati, ad esempio:
01-08-altogizio-richiesta autorizzazione uso civico
01-08-altogizio-richiesta autorizzazione uso civico
Dove:
· 01: numero progressivo
· 08: anno
· altogizio: consorzio
· richiesta autorizzazione uso civico: oggetto della lettera
· 01: numero progressivo
· 08: anno
· altogizio: consorzio
· richiesta autorizzazione uso civico: oggetto della lettera
Inoltre si ricorda che tutte le lettere vanno autorizzate prima della spedizione, normalmente dal responsabile tecnico. Il nominativo di chi ha autorizzato va segnalato nel protocollo (ed è questa l’unica novità rispetto alla versione del protocollo inserita sul server in ufficio).
La copia cartacea della lettera inviata (quando firmata in originale) va portata in segreteria. Quando si è invece utilizzata una firma elettronica tale passaggio non è necessario e la segreteria provvederà autonomamente.
Per ora il protocollo delle altre strutture rimane sul server in ufficio.
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