Al fine di avere sempre una versione definitiva in un unico luogo di tutti i contratti e convenzioni stipulati dal nostro gruppo è istituito un REPERTORIO DEI CONTRATTI E DELLE CONVENZIONI.
Il repertorio è un file exel depositato sul server in cui vanno registrati in ordine progressivo tutti i contratti e convenzioni. Si intendono tutti quelli stipulati quindi sia quelli con i collaboratori sia quelli con i soci e fornitori per la realizzazione dei lavori.
L’originale cartaceo dei contratti va depositato in segreteria. Le modalità quindi sono simili ad un normale protocollo.
Inoltre tutti i contratti e convenzioni vanno PREVENTIVAMENTE VERIFICATI da:
· FRANCO COMPAGNONI tutti i contratti e convenzioni relativi a gestione Consorzi forestali e Lavori
· MARINA PAOLUCCI tutti i contratti e convenzioni relativi a progetti speciali
Su tutti i contratti va quindi stampato (o allegato con foglio a parte ove non possibile), compilato e firmato un cartiglio con indicato:
COMPILATO - Nominativo del compilatore
VERIFICATO - Franco Compagnoni o Marina Paolucci
APPROVATO - DGE
con Data e Firma
Se possibile partire dal 1 gennaio 2007 recuperando anche quanto già fatto.
Inoltre di ricorda che tutti i pagamenti a soci e collaboratori vanno effettuati dalla amministrazione previa emissione da parte del responsabile del lavoro del relativo CERTIFICATO DI PAGAMENTO.
Anche i Certificati di pagamento, da qualunque responsabile di lavori e/o commesse emessi, dovranno riportare il cartiglio di cui sopra. Ciò presuppone quindi una verifica anche dei pagamenti intermedi e finali da parte di Compagnoni o Paolucci secondo le competenze già indicate.
